Held:innen des Alltags –

Der Job der Teamassistenz.

In einer Welt, die oft von der herausragenden Leistung einzelner Persönlichkeiten geprägt zu sein scheint, geraten die unsichtbaren Held:innen des Alltags oft in den Hintergrund. Doch wenn es darum geht, den reibungslosen Ablauf eines Unternehmens sicherzustellen, sind unsere Teamassistent:innen nicht wegzudenken. Sie sind die stillen Held:innen, die im Hintergrund agieren und die Grundlage für den Erfolg legen. Wir haben mit Sophia Schottenhammel, Teamassistentin bei LIST Bau in München über ihre Rolle gesprochen und geben euch einen Einblick in ihren Alltag und die Besonderheiten der Stelle.

Sophia, erzähl uns doch mal, wie dein Alltag als Teamassistentin aussieht!
Sophia: „Mein Alltag besteht aus einem Mix aus Routine-Aufgaben wie beispielsweise diverse E-Mail-Postfächer zu verwalten, das Telefon zu besetzten, Postbearbeitung sowie weiteren kleinen Projekten. Als Teamassistentin bin ich die „erste“ Ansprechpartnerin für den jeweiligen Standort und ich komme mit vielen verschiedenen Themenbereichen in Berührung.
Natürlich arbeite ich in erster Linie der Geschäftsführung und unserem Technischen Leiter zu und gebe mein Bestes, ihnen den Rücken freizuhalten. Darüber hinaus unterstütze ich auch das Team bei diversen Sonderthemen.

Was macht den Job als Teamassistentin aus?
Sophia.: „Der Job ist sehr abwechslungsreich – ich persönlich finde es super spannend in so viele verschiedene Bereiche Einblick zu erhalten und Teil davon zu sein. Außerdem bin ich sehr frei und flexibel in der Gestaltung meines Arbeitsbereichs und kann meinen Alltag selbst organisieren.“

Wie sieht dein Werdegang bis hierhin aus?
Sophia: „Ich bin Quereinsteigerin und habe ursprünglich den Beruf der medizinischen Fachangestellten gelernt. Ich habe damals ergänzend auch noch einen Fachwirt in dem Bereich berufsbegleitend absolviert. Da ich viele Jahre in dieser Rolle gearbeitet habe und neugierig auf eine andere Branche war, war ich offen für was Neues, um mich weiterzuentwickeln und über mich hinauswachsen.

Ich habe damals viele Stellenausschreibungen zu der Position „Teamassistentin“ in verschiedenen Bereichen gelesen und auch kennengelernt. Letztendlich habe ich mich bei der LIST Gruppe beworben, weil hier für mich die Sympathie gestimmt hat – das ist ein wichtiger Punkt. Außerdem schien die Branche sehr spannend und ich hatte Lust auf ein neues Themengebiet. Zudem habe ich hier bei LIST gute Zukunftsaussichten.

An diesem Punkt möchte ich auch nochmal dazu appellieren, dass es nie zu spät ist sich nochmal in einen neuen Beruf einzuarbeiten und die Branche zu wechseln. Bei LIST gibt es tolle Weiterbildungsmöglichkeiten, die ich damals in Anspruch genommen habe, um meine Skills für die Position zu ergänzen und auch mein Team hier in München war immer sehr unterstützend und hilfsbereit.“

Dein Arbeitsbereich ist sehr umfangreich und du bist an vielen Projekten gleichzeitig beteiligt. Wie schaffst du es Ordnung zu bewahren?
Sophia: „In meinem Alltag arbeite ich selbstverständlich mit unterschiedlichen Hilfsmitteln, die es mir erleichtern den Überblick zu behalten. Dazu nutze ich Systeme wie OneNote, mache To-Do-Listen, stelle mir Kalendererinnerungen ein und lege hohen Wert auf ein strukturiertes Ablagesystem. Das A und O dabei ist die Priorisierung meiner Aufgaben und das ständige Nachhalten bei Projekten und Themen.

Außerdem gibt es gemeinsame Gruppen und Portale in denen ich mit Schnittstellen und anderen Teams arbeite, dort erhalte ich einen Überblick über den Stand der jeweiligen Projekte.“

Du bist ja mittlerweile schon drei Jahre im Unternehmen und hast wertvolle Erfahrungen gesammelt – Hast du Tipps für angehende Teamassistent:innen?
Sophia: „Es gibt schon gewissen Charaktereigenschaften, die einem in diesem Job zugutekommen. Ich habe schnell gemerkt, dass ein sicheres und freundliches Auftreten die Arbeit erleichtert. Außerdem sind Teamfähigkeit und Zuverlässigkeit wichtige Stichpunkte, die in meinem Bereich nicht wegzudenken sind!"